Microsoft Teams vs. stress: proteggiti dalla marea di distrazioni
Microsoft Teams può fare molto e ha esigenze di condivisione. Ma questa non è proprio la benedizione che gli utenti sperano. Due consigli per un'igiene mentale attiva... in questi tempi difficili.
Microsoft Teams può fare molto. Microsoft Teams fa molto. Si chatta, si condivide, si lavora, si creano articoli wiki e così via. Per tutto questo, l'app, che è molto di più di uno «Skype in viola», ti manda delle notifiche sul PC, sullo smartphone e, se collegato, anche sullo smartwatch.
Così vai fuori di testa.
In un'azienda di medie dimensioni come Digitec Galaxus, è possibile raggiungere rapidamente le 1000 notifiche al giorno. Nessun essere umano può sopportarlo. Soprattutto in questo periodo di pandemia, dove ai reparti di marketing piace iniziare le dichiarazioni con «In questi tempi difficili... », Teams o un software analogo è importante.
Ciò che si perde per molti è la propria igiene mentale. Sta a te fare in modo di non essere eccessivamente stressato, senza però perdere le comunicazioni importanti. Infatti, il tuo capo ha probabilmente tirato fuori un «In questi tempi difficili...» seguito da «Oh, l'economia...».
Nonostante il tuo capo, il tuo team e tutto il resto: assicurati di stare bene. Per l'igiene mentale con Microsoft Teams, ho due suggerimenti per te. Devi farlo solo una volta e ti dico che la tua giornata di lavoro sarà notevolmente alleggerita.
#1: Spegni le tue notifiche
Ogni volta che qualcuno ti manda un messaggio, appare un banner. Se sei in un gruppo, il banner appare ogni volta che qualcuno invia qualcosa. Non deve essere per forza così, perché se ricevi diverse centinaia di queste notifiche al giorno, diventerai matto, ridurrai la tua produttività e interromperai qualsiasi flusso di lavoro.
È sorprendentemente facile:
- Clicca su un gruppo
- Clicca sui tre puntini accanto al gruppo
- Vai a «Channel Notifications»
- Seleziona «Custom»
Qui appare la seguente schermata:
Da qui in poi, devi capire da solo quali sono le impostazioni più adatte a te. Devi farlo esattamente una volta per gruppo. Sono disponibili le seguenti opzioni:
- Banner e feed: una notifica appare sul desktop, una viene memorizzata nel feed (la parte in alto a sinistra della campana)
- Only Show in Feed: nel feed viene memorizzata una notifica
- Off: non vengono visualizzate notifiche né per feed né per banner
Per esperienza personale, va benissimo se si imposta tutto su «Only Show in Feed». Difficilmente qualcosa è così importante da richiedere una notifica extra sul desktop. In generale, meglio essere restrittivi con le notifiche. Il pensiero «Oh, anche questo probabilmente è importante» si insinua facilmente, ma tentar non nuoce. Supponiamo che tutto sia completamente irrilevante e che tutto abbia una finestra di 24 ore in cui trovare una risposta. Nella quotidianità dell'ufficio, di solito ci si rende conto entro una settimana quali gruppi e quali canali sono effettivamente importanti. Per esempio, nel mio caso, il canale di «Rilettura» è quello che mi disturba di più.
Lo stesso vale per lo smartphone. In questo caso, è persino possibile bloccare definitivamente le notifiche a livello di sistema operativo senza che ciò comporti uno svantaggio significativo. Basta disattivare le notifiche nella gestione dell'app Teams e il gioco è fatto.
Disattivare le notifiche su Android
- Vai su Impostazioni
- Tocca App
- Cerca l'app Teams
- Notifiche: off
Disattivare le notifiche su Apple iOS
- Vai su Impostazioni
- Scorri verso il basso fino a vedere l'app Teams
- Tocca Teams
- Vai su Notifiche
- Consenti notifiche: off
Diciamocelo, nessun lavoro è abbastanza importante per avere il tuo telefono che squilla 24 ore su 24.
#2: «Rilettura» – no
Su WhatsApp, si spera che tu l'abbia già fatto: disattivare i due segni di spunta blu che indicano che hai letto un messaggioi. Questo ti toglie la pressione di scrivere immediatamente. Si può forse dormire su un messaggio, magari pensarci un po' su.
Nell'ambiente aziendale, nel nostro caso Microsoft Teams, questo evita lo stress. Perché il tuo lavoro, ne sono certo, è abbastanza stressante senza lo stress aggiunto artificialmente e totalmente evitabile dell'occhio violetto.
- Clicca sull'immagine del tuo profilo in alto a destra
- Clicca su Impostazioni
- Clicca su Privacy
- Spegni gli avvisi di lettura
Come ho detto, non hai salvato la tua privacy con questo. Il Microsoft Productivity Score, o una qualche forma di esso, esiste ancora sullo sfondo dell'intero ambiente Office 365. Ma almeno non sei più stressato come una volta nel contesto della tua giornata lavorativa.
Speriamo.
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Giornalista. Autore. Hacker. Sono un contastorie e mi piace scovare segreti, tabù, limiti e documentare il mondo, scrivendo nero su bianco. Non perché sappia farlo, ma perché non so fare altro.
