Lo faccio subito: il problema della precrastinazione

Forse lo sai per esperienza personale: scrivere una tesi, pulire l'appartamento, fare un controllo dal dentista sono tutte cose che possono essere facilmente rimandate. Ma sapevi che esiste anche il contrario della procrastinazione? Ho chiesto a Christine Hoffmann, psicologa del lavoro e coach a Vienna, di parlarne.

Signora Hoffmann, perché l'opposto della procrastinazione, cioè la precrastinazione, è poco conosciuta?

Christine Hoffmann: La precrastinazione gode di una reputazione migliore nella nostra meritocrazia, dato che è considerato auspicabile portare subito a termine i compiti. Le persone che fanno tutto subito sono considerate laboriose, sono persone sulle quali si può fare affidamento. E in generale si tende sempre a parlare di più dei problemi che delle cose positive. Infatti, procrastinare diventa un problema prima o poi; dopo tutto, si nota solo quando le cose da fare vengono fatte troppo tardi o mai.

Come funziona la precrastinazione?

La precrastinazione è l'urgenza di fare tutto subito. Allo stesso tempo, però, non è possibile fare «tutto». Pertanto, la precrastinazione e la procrastinazione vanno sempre di pari passo. Un esempio: ti trovi sul divano con il tuo o la tua partner e ad ogni «ding» guardi lo smartphone. In questo modo leggi subito le nuove e-mail, ma trascuri il piacere di stare assieme e di lavorare al rapporto. Lo stesso vale anche per i momenti di svago personale o con i tuoi figli. Poiché esistono molte opzioni comportamentali per ogni situazione, dobbiamo costantemente decidere (inconsciamente) cosa fare e cosa non fare. Di conseguenza, precrastiniamo e procrastiniamo continuamente. Idealmente, le persone decidono di fare prima le cose importanti per loro e di rimandare quelle meno importanti.

Alcuni ci riescono – altri, invece, scelgono di fare subito i compiti «sbagliati»?

Noi esseri umani abbiamo un bisogno particolare di fare le cose in fretta e ottenere le cosiddette «quick wins» (ricompense veloci). Per esempio, rispondere alle e-mail, controllare i like sui social network, lasciare commenti. Sono poche le persone che si occupano della loro salute o che lavorano quotidianamente sulla propria visione della vita. E sono pochissime quelle che si accingono subito a scrivere l'estenuante articolo per il lavoro – la maggior parte delle persone preferirebbe rimandarlo. Ciò significa che molte persone fanno subito le cose facili da fare, ma spesso non particolarmente importanti. E questo comportamento viene estremamente incoraggiato dalla nostra società degli smartphone. Dopo tutto, è molto più facile dire al bambino: «Giocherò con te tra un minuto, devo prima rispondere a questa e-mail del lavoro» – con tanto di «quick win» – che stabilire un contatto intenso con il bambino. Anche il tuo cervello favorisce queste «quick win»: poiché il successo rapido è garantito, rilascia dopamina, il messaggero della felicità.

È una buona cosa, no? Tutti vogliono essere felici.

Certo, ma liberarsi subito delle cose poco importanti distoglie costantemente l'attenzione dalle cose che richiedono maggiore profondità. La ricerca è anche d'accordo sul fatto che se si fanno sempre singoli compiti (single-tasking), concentrandosi su una sola cosa alla volta, si è più felici. E invece, noi cosa facciamo? Multitasking. Ci troviamo con il bambino nel parco giochi E siamo al telefono. Guardiamo una serie E controlliamo il nostro account Instagram. A livello cognitivo, l'essere umano non riesce a concentrarsi su due cose, ma la sua attenzione fa continuamente avanti e indietro. È così che viene stimolato un deficit di attenzione. Poi durante le conversazioni i nostri pensieri vagano di continuo – il nostro cervello lo fa automaticamente. Oppure: durante il sesso, vorresti lasciarti andare, e invece pensi alla lista della spesa. Nei momenti in cui dovremmo essere completamente nel qui e ora, non riusciamo più a farlo.

La ricerca conosce le cause per cui l'essere umano è particolarmente incline a precrastinare?

Non ci sono ancora molte ricerche sull'argomento. Sembra che le persone più ansiose tendano a fare tutto subito: per esempio, perché hanno paura di consegnare le cose troppo tardi o di non riuscire affatto a completare i compiti. La precrastinazione può assumere caratteristiche patologiche e compulsive. Ma, come già detto, tutti noi precrastiniamo, proprio perché al giorno d'oggi è possibile fare tutto ovunque. Inoltre, le persone hanno la necessità di ridurre il carico mentale (cioè il peso dei compiti della vita quotidiana al di là del lavoro), ritenendo che le numerose questioni aperte che viviamo ogni giorno a causa di compiti incompiuti potrebbero essere risolte facendo tutto immediatamente... Secondo il motto: QUANDO ho fatto tutto, ALLORA posso concedermi del tempo libero. Ma non si può mai fare tutto. È un'idea sbagliata.

Al lavoro, invece, chi fa sempre tutto subito risulta essere un dipendente da sogno.

Spesso sono persone che hanno bisogno di essere riconosciute e apprezzate dagli altri. Sono «people pleaser», persone che vogliono piacere, vogliono accontentare tutti e hanno difficoltà a dire «no». Non va bene quando qualcuno cerca di fare subito tutto al lavoro però perché può portare all'invidia da parte del team: un apparente over-performer crea pressione e alza l'asticella per gli altri. Allo stesso tempo, ovviamente, la precrastinazione nasconde dei pericoli dato che non si aspetta una fascia oraria favorevole per svolgere un compito, ma lo si fa subito. Ciò significa che si lavora sotto pressione in termini di tempo e possibilmente in condizioni sfavorevoli: il risultato è una minore profondità, una minore creatività e una maggiore suscettibilità agli errori.

Può essere dannoso per la salute?

Sì. Chi tenta il multitasking si stressa e, come già detto, stimola lo sviluppo di un deficit di attenzione. E fare tutto subito può portare a disturbi del sonno, a una coscienza perennemente sporca, alla depressione, al burn-out... perché una cosa è chiara: di solito non ci prendiamo subito cura di noi stessi.

Quali misure consiglia di adottare contro la precrastinazione quotidiana?

Le persone che riflettono molto su se stesse prima o poi si accorgono della pressione e si rendono conto: «Non avrei dovuto sottopormi a tutto questo stress». Il mio consiglio è di fare un'auto-riflessione e di chiedersi: quali compiti sono davvero importanti? Cosa devo fare subito, cosa posso rimandare o addirittura non fare affatto? Puoi anche esternalizzare o delegare i compiti da svolgere. Una volta ho avuto un executive coach che si è imposto di tagliare il prato ogni fine settimana. Alla fine ha delegato il compito a un robot tosaerba. Puoi anche scegliere di non rispondere sempre a tutti i commenti sui social media oppure di scollegarti completamente da Instagram & co. E anche se ogni lista di cose da fare ne crea un'altra, perché non finiamo mai di fare tutto, queste liste sono utili perché riduciamo il carico mentale, dato che il cervello non deve più ricordarsi di un determinato compito, ma può dimenticarlo.

Quali altre misure esistono?

Un altro metodo che aiuta è creare strutture. Ad esempio, stabilire delle fasce orarie fisse al lavoro per svolgere dei compiti. Prendiamo l'esempio delle e-mail: è sufficiente controllare e rispondere a tutti i messaggi due o tre volte al giorno a orari fissi. Se ti occupi di questi compiti in determinati orari la tua attenzione non sarà distolta da altre cose più importanti. Naturalmente, è necessario comunicare tali fasce orarie all'interno del team e rispettarle con costanza. Non è facile perché tutti abbiamo paura di perderci qualcosa (la cosiddetta «FOMO», fear of missing out).

Gli smartphone, però, ci tentato in continuazione...

Certo, ed è per questo che si dovrebbe lasciare consapevolmente lo smartphone a casa quando si fa jogging o una passeggiata, ad esempio, o si trascorre del tempo con la famiglia e amici. Il nostro cervello ha bisogno di stare anche senza input. I pensieri devono poter fluire liberamente. La scienza è riuscita a dimostrarlo in alcuni studi: anche se lo smartphone è posizionato con lo schermo rivolto verso il basso, il cervello si attiva inconsciamente credendo che possa essere arrivato un messaggio o un like. Così sentiamo l'esigenza di guardare immediatamente. Ecco perché lo smartphone non dovrebbe essere utilizzato durante le conferenze. In fin dei conti, la precrastinazione riguarda sempre la domanda: che cosa è DAVVERO importante?

Beh, forse il capo o la capa la vedono diversamente da noi...

Certo, i dipendenti devono chiarire molte cose. Ma consiglio di redigere degli elenchi e di discuterli all'interno del team: quali compiti hanno senso e quali no? Cosa si può fare in un altro modo o non si può fare affatto? Cosa si può sistemare? Tutti noi facciamo troppe cose, molte delle quali neanche necessarie. Consiglio per una volta di non fare qualcosa e di vedere cosa succede. Forse nessuno si è accorto che hai dimenticato di inviare la newsletter interna da due mesi. I verbali, che vengono sempre archiviati sul server dopo la riunione, non vengono comunque scaricati da nessuno? La domanda guida è la seguente: cosa di ciò che sto facendo non rifarei se non lo stessi già facendo? È anche sempre bene analizzare tutti i processi del team: quali non introdurresti più? Cosa è davvero ancora utile?